Highlights in de hangaar

“Pas op voor de bloedspetters.”

Die zin verwacht je niet te horen als je de TheaterHangaar in Katwijk inloopt om een dag mee te lopen met directeur Harry de Bruin. Maar toch is dit een van de vele verrassende momenten van de dag voor Carolien, die graag eens achter de schermen mee kijkt met de operatie. Hoe ziet een dag van een theaterdirecteur eruit? Zijn er overeenkomsten met musea of attracties en wat is uniek voor de theaterwereld? Wat ligt er allemaal op het bord van deze directeur? Een indrukwekkende dag met bloedspetters, brandmeldinstallaties en borrelarrangementen.

Van 120 tot 3,6 miljoen
Er staan nog maar vier auto’s op het parkeerterrein als Carolien aankomt bij de TheaterHangaar. Over een paar uur staat het hier behoorlijk vol, want ook vandaag komen weer honderden bezoekers naar Soldaat van Oranje. Carolien zal echter niet in de zaal zitten, maar vooral achter de schermen kijken, want ze loopt een dag mee met directeur Harry de Bruin. Na een carrière in de hotelsector, stapte Harry 14 jaar geleden een nieuwe wereld in als directeur van de TheaterHangaar, met 120 man personeel.
         Deze locatie in Katwijk is natuurlijk vooral bekend van Soldaat van Oranje – De Musical, waar inmiddels al 3,6 miljoen bezoekers naartoe zijn geweest. Maar naast het theater is er ook een grote hal van 2.500 m2 (Hangaar2), wat een prachtige locatie is voor beurzen, congressen, feesten en concerten. Harry is verantwoordelijk voor alle zaken die te maken hebben met de exploitatie van zowel het theater als Hangaar2. Dat is wel even andere koek dan het runnen van een hotel. Of toch niet?

Zakelijk markt in de TheaterHangaar

Handige hotelervaring
Als Harry uitlegt hoe de organisatie in elkaar zit, valt het Carolien op dat er veel gelijkenissen zijn met de hotelsector. Het managementteam bestaat onder andere uit duty managers, een F&B manager, facilitair manager en MICE manager. Dus de hotelervaring van Harry komt hier goed van pas. Ook de gastvrijheid en zorgen voor een geweldige middag/avond is vergelijkbaar. Echter, waar gasten in een hotel veelal verspreid over de dag aankomen of weggaan, komt hier in korte tijd tot wel 1103 bezoekers aan, die ook nog eens tegelijk in de pauze van een half uur iets willen eten en drinken. Zulke bezoekersaantallen managen is een uitdaging.

Het theater draait letterlijk en figuurlijk
Het is indrukwekkend om te zien hoe goed het ontvangen van zoveel bezoekers in korte tijd is georganiseerd. Na de briefing van de eerste ploeg weten de medewerkers precies wat ze moeten doen en wanneer. Soms gaat het letterlijk op de minuut, ziet Carolien als ze mee loopt met de duty manager om alles klaar te maken voor de pauze: “na deze scene doen we de rechterdeuren open, dan de gordijnen aan de andere kant en als personage Ada voorbij loopt, moeten we snel door naar de trappen. Wel oppassen voor de bloedspetters, want die moet de techniek nog opvegen.” Niet alleen on stage, maar ook achter de schermen vindt een soort choreografie plaats van alle medewerkers die geweldig samenwerken, waardoor het publiek niks door heeft. Het is dus niet alleen een draaiend theater, maar het theater draait ook heel goed.

Speciale plek voor laatkomers

Ervaring optimaliseren
Als Harry en Carolien aan de koffie zitten en de theaterfoyer langzaam volstroomt, vertelt Harry hoe hij de ervaringen van de bezoekers op hoog niveau houdt. Net als verschillende hotels of attracties stuurt de TheaterHangaar bezoekers direct na de voorstelling een enquête om te vragen naar hun ervaringen. Wekelijks wordt de data geanalyseerd en worden zowel de complimenten als verbeterpunten aan de verschillende afdelingen doorgegeven. Op deze manier werken ze continu aan het verbeteren van de gastbeleving: “Mensen komen hier echt voor een middag of avond uit en het is niet goedkoop, dus ze moeten een hele fijne tijd hebben”, zegt Harry.

Van woordvoering tot wijnschenken
Gedurende de dag wordt duidelijk hoe divers het takenpakket is van Harry. Begin van de middag staat hij een journalist te woord van Omroep West die een radio item op komt nemen. Nog geen uur later heeft hij een sollicitatiegesprek voor een van de vaste functies. Eind van de middag gaat hij nog even verder met de contracten rondom de brandmeldinstallatie. En als een van de duty managers extra handjes nodig heeft, staat Harry net zo makkelijk mee te helpen met het serveren van een wijntje of het naar de zaal  helpen van mensen in een rolstoel. Zo staat hij echt tussen zijn medewerkers.

Samenwerken ook buiten het theater
Maar de goede samenwerking reikt ook buiten de theatermuren. Sinds de start 14 jaar geleden heeft Harry veel samenwerkingen opgebouwd. Hij is begonnen met de connecties lokaal: cruciaal is de samenwerking met de hulpdiensten, zoals brandweer en ambulance, want het is een bijzondere locatie en bedrijfsvoering. Daarnaast werkt hij veel samen met lokale bedrijven: er zijn arrangementen met verblijfsaccommodaties zoals hotels en B&B’s en Harry zit in het bestuur van de lokale horecavereniging en marketingvereniging.
         Ook op landelijk niveau wordt er samengewerkt, bijvoorbeeld met alle theaters en schouwburgen. Er wordt informatie uitgewisseld en ze zetten bij elkaar mystery guests in. “Hier is nog wel verdere professionalisering mogelijk”, zegt Harry, “met name op het gebied van data verzamelen en analyseren op regio of landelijk niveau lopen de theaters nog wel achter.”

Doorlopende tijdelijke exploitatie
Hoewel de productie en organisatie staan als een huis, is het voor Harry moeilijk om ver vooruit te plannen. Allereerst is het elk jaar weer de vraag  hoe lang Soldaat van Oranje nog zal draaien en welk alternatief er zou kunnen zijn als deze voorstelling stopt. Bovendien is het theater gebouwd als tijdelijke voorziening, omdat de gemeente uiteindelijk het gebied wil transformeren naar een woonwijk. Dus een meerjarenplan opstellen is eigenlijk niet mogelijk. Dit brengt uiteraard uitdagingen met zich mee die in een regulier theater, museum of pretpark niet spelen. Zo is het voor het team lastig, want eigenlijk is er alleen een jaarplan waar je op kan bouwen. Maar ook bijvoorbeeld contracten met leveranciers en dienstverleners is lastig. En als we even bij de buitenscene staan vertelt Harry: “Het is lastig om te besluiten welk materiaal je huurt of koopt, zoals de auto waarin zo meteen Wilhelmina wegrijdt.”

Spanningen
Toch ontwikkelt het theater zich door. Harry wil gaan experimenteren met een portemonneeloze  pauze, waarbij het drankje inclusief zit in het ticket van de voorstelling en borrelarrangementen die vooraf zijn geboekt. Ook kunnen zakelijke evenementen inmiddels zelfs dineren ín een aantal sets van de voorstelling. Iets dat bij de bouw van het theater helemaal niet was voorzien. Ook is er  een kleine tentoonstelling gerealiseerd in de foyer, zodat bezoekers meer informatie kunnen lezen en aan het denken worden gezet. Allemaal stappen die de beleving voor de gast verbeteren én daardoor ook de exploitatie. Maar zoals vaker in de wereld van kunst en cultuur kan dit wel eens spanningen opleveren met het team dat verantwoordelijk is voor de productie. Maar ook hier komen ze door intensief overleg wel uit.

Tentoonstelling in de foyer

Spannende tijd
Als de meeste bezoekers het theater hebben verlaten en de foyer weer bijna lijkt alsof er niets is gebeurd, loopt de dag voor Carolien ook ten einde. Harry vertelt tot slot nog over de spannende tijd die er aan komt. Deze week is bekend gemaakt dat Soldaat van Oranje gaat stoppen in de huidige vorm. Er wordt hard gewerkt aan de wijze waarop de voorstelling in nieuwe vorm terug gaat komen. Zo blijft het werk voor Harry en zijn team dynamisch en uitdagend. Met het team dat Harry heeft opgebouwd en die zo goed samenwerkt en toegewijd is, komt dat wel goed.